Zie jij het als een uitdaging om veel dossiers snel te verwerken en werk jij daarnaast geordend? Vind jij het leuk om mee te denken over ons documentbeheer in de toekomst? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

Als documentbeheerder ben je verantwoordelijk voor de overzichtelijkheid en beschikbaarheid van documenten. Je werkt voor onze centrale organisatie maar bent ook op diverse projectlocaties actief.

Documentbeheer op projecten:

• Opstarten: Implementeren van effectief documentbeheer op nieuwe projecten (bv. na gunning) conform kwaliteitsmanagementsysteem. Het opzetten, bewaken en borgen van afspraken met opdrachtgever en projectteam in een Project Management Plan (PMP). Instrueren van het projectteam.
• Administreren en beheren: Ontvangen, registreren, distribueren en archiveren van geproduceerde en ontvangen documenten binnen het project, zodat het documentzorgsysteem (DMS) altijd up to date is. Je voert kwaliteitscontroles uit op de geregistreerde gegevens.
• Registratie: Bijhouden van een actuele en overzichtelijke registratie van de documentstatus, -titels en -codering bij binnen het project.
• Archiveren: Samenstellen van opleverdossiers i.o.m. opdrachtgever en projectteam. Samenstellen definitieve eindarchief van het project, conform projectplan, het managementzorgsysteem (MZS) en met in acht neming van de wettelijke bepalingen.
• Voortgangsbewaking: Opstellen van documentenplanningen (i.o.m. projectteam) bij beheren van doorlooptijden, reactie- en acceptatietermijnen. Rapporteren bij betrokken projectmedewerkers zodat de voortgang wordt bewaakt.
• Instrueren: Zorgdragen dat project teamleden geïnstrueerd zijn over de projectspecifieke procedures en over het beheren van documenten binnen het project in het DMS. Melden en bespreken van afwijkingen van de werkwijze bij de betrokken projectmedewerker.

De organisatie en uitvoering van documentbeheer op projecten heeft overigens een tijdelijk karakter tot de taak structureel kan worden overgedragen aan een projecteam. 

Taken documentmanagement centrale organisatie:

• Verbeteren: Evalueren, beoordelen en doorvoeren van vernieuwingen en optimalisaties aan beleid, processen en applicaties/ systemen. Ambassadeur namens de gebruikers en kartrekker bij de afstemming met ICT.
• Instrueren: Beheren van gebruikersdocumentatie en werkinstructies. Organiseren van trainingen voor eindgebruikers, zodat de kennis over tools en applicaties te allen tijde up-to-date is. Aanspreekpunt voor collega’s voor vragen rondom documentmanagement.
• Beheersen: Controleren en monitoren van de toepassing van documentbeheer over de projecten heen conform het managementzorgsysteem en adviseren van verbetermaatregelen.

Je werkomgeving

Met GMB Waterkwaliteit & installaties werken we voor waterschappen, drinkwaterbedrijven en gemeenten door het hele land. Bijvoorbeeld op afvalwaterzuiveringen, drinkwaterpompstations en gemalen. De sfeer is open en informeel, er is altijd ruimte om even te sparren en je hebt veel vrijheid in je werk. Samen uitdagingen aangaan, daar krijgen wij energie van!

Typisch jij

Je kan goed zelfstandig werken maar zoekt ook gericht de samenwerking op om te komen tot de beste oplossingen. Met jouw accuraatheid maak jij het verschil! Het is een functie waarin veel informatie op je af komt maar dit is voor jou juist dé uitdaging.

Dit neem je mee

Je bent geknipt voor deze functie, want naast bovenstaande eigenschappen, beschik je over:

• Minimaal mbo (niveau 4) werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als documentbeheerder.
• Ervaring met het gebruik van Sharepoint is een must.
• ervaring met een sooortgelijke functie is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Goed analytisch vermogen.
• Oplossingsgerichte en pragmatische instelling.

Je kansen bij GMB

Past deze functie bij jou? Dan bieden wij je graag een uitdagende functie aan, waarin je kunt meegroeien met de ambities van GMB. Omdat we samen met jou de toekomst in willen, verdien je een goed salaris en heb je volop leer- en doorgroeimogelijkheden. Verder krijg je jaarlijks 40 vakantiedagen (op basis van fulltime) en kun je gebruik maken van diverse persoonsgebonden verzekeringen. En natuurlijk krijg je er een enthousiast team met leuke collega’s bij!

Over GMB Waterkwaliteit & installaties

GMB Waterkwaliteit & installaties is dé integrale waterkwaliteitsaannemer van Nederland. We ontwerpen, bouwen en renoveren complete installaties voor de hele waterketen. Deze installaties zorgen ervoor dat processen rondom drinkwater, oppervlaktewater en afvalwater optimaal verlopen.

GMB Waterkwaliteit & installaties is onderdeel van GMB Civiel. Samen met de clusters GMB Waterveiligheid & constructies en GMB Haven & industrie hebben we alle kennis in huis op het gebied van ontwerpen en bouwen van complexe projecten, zoals rivierdijken, kades, harde keringen, bruggen, rioolwaterzuiveringen, (drinkwater)pompstations en gemalen.